Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Nova Consulting Group GmbH

Ringstrasse 22, 9200 Gossau SG, Schweiz

Datenschutzanfragen: support@mandateos.ch

Diese Erklärung gilt für MandateOS, ImmoNexa, die zugehörigen Websites, Zugangsformulare und Plattformfunktionen.

2. Welche Daten wir bearbeiten

• Stamm- und Kontaktdaten wie Name, Firma, Adresse, Telefonnummer, E-Mail und Handelsregister-/UID-Angaben;
• Konto-, Login-, Rollen-, Berechtigungs-, Einladungs- und Verifikationsdaten;
• Profil-, Such-, Präferenz-, Objekt-, Käufer-, Kooperations-, Deal- und Provisionsdaten;
• Nachrichten, Dokumente, Aufgaben, Statusangaben und sonstige im Deal Room bereitgestellte Inhalte;
• Lead-, Inserats- und Kontaktdaten aus vom Nutzer angebundenen oder öffentlich zugänglichen Quellen;
• Zahlungs-, Rechnungs- und Transaktionsangaben, wobei vollständige Zahlungsdaten grundsätzlich beim Zahlungsanbieter verbleiben;
• Nutzungs-, Geräte-, Browser-, IP-, Sicherheits-, Fehler- und technische Protokolldaten;
• Support-, Feedback-, Demo-, Termin- und Kommunikationsdaten.

3. Zwecke der Bearbeitung

Wir bearbeiten Personendaten insbesondere, um:

• Zugänge zu prüfen, Konten bereitzustellen und Nutzer zu authentifizieren;
• MandateOS und ImmoNexa samt Marktplatz, Matching und Deal Room zu betreiben;
• Objekte, Suchprofile, Leads und Kooperationen zu erfassen, zu strukturieren und zuzuordnen;
• KI-gestützte Analysen, Empfehlungen und Textvorschläge bereitzustellen;
• Verträge abzuwickeln, Gebühren abzurechnen und Zahlungen zu verarbeiten;
• System-, Sicherheits-, Support- und Produktnachrichten zu versenden;
• Missbrauch zu verhindern, Fehler zu beheben und die Plattform weiterzuentwickeln;
• gesetzliche Pflichten zu erfüllen und Rechtsansprüche durchzusetzen oder abzuwehren.

4. Bearbeitungsgrundlagen

Die Bearbeitung erfolgt nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Soweit die EU-DSGVO anwendbar ist, stützen wir die Bearbeitung insbesondere auf Vertragserfüllung und vorvertragliche Massnahmen, berechtigte Interessen an einem sicheren und wirtschaftlichen Plattformbetrieb, gesetzliche Pflichten sowie – wo erforderlich – Einwilligungen.

5. Daten von und für andere Personen

Nutzer dürfen Personendaten Dritter nur einstellen, importieren, teilen oder kontaktieren, wenn sie dazu berechtigt sind. Wer Daten über andere Personen übermittelt, ist dafür verantwortlich, diese Personen angemessen zu informieren und die datenschutz-, wettbewerbs- und kommunikationsrechtlichen Vorgaben einzuhalten.

6. Sichtbarkeit innerhalb des Netzwerks

Profil-, Objekt-, Such- und Kooperationsdaten können entsprechend den gewählten Freigaben und Rollen anderen geprüften Plattformteilnehmern angezeigt werden. Deal-Room-Inhalte sind nur für die beteiligten und berechtigten Personen sowie notwendige Administratoren zugänglich.

7. Auftragsbearbeiter und Empfänger

Daneben können Daten an Berater, Behörden, Gerichte, Vertragspartner oder Erwerber von Unternehmensteilen übermittelt werden, soweit dies erforderlich und zulässig ist.

8. Bekanntgabe ins Ausland

Einzelne Dienstleister bearbeiten Daten insbesondere in der Schweiz, Deutschland, Irland, Tschechien, weiteren Staaten des Europäischen Wirtschaftsraums und den USA; je nach Unterauftragnehmer kann eine Bearbeitung in weiteren in den Anbieterinformationen ausgewiesenen Ländern erfolgen. Bei Übermittlungen in Staaten ohne anerkannt angemessenes Datenschutzniveau verwenden wir geeignete Garantien, insbesondere anerkannte Standarddatenschutzklauseln, oder stützen uns auf eine gesetzliche Ausnahme. Deshalb wird nicht zugesichert, dass sämtliche Daten ausschliesslich in der Schweiz gespeichert werden.

9. Cookies und technische Daten

Wir verwenden technisch notwendige Cookies und vergleichbare Speichertechniken für Anmeldung, Sitzungsverwaltung, Sicherheit und grundlegende Funktionen. Derzeit setzen wir auf den öffentlichen Seiten keine nicht notwendigen Werbe- oder Tracking-Cookies ein. Externe Seiten, etwa Google Calendar, können eigene Cookies nach ihren Bestimmungen verwenden.

10. KI-gestützte Funktionen

KI-Funktionen können eingegebene oder importierte Inhalte analysieren und Vorschläge, Klassifizierungen oder Zusammenfassungen erzeugen. Ergebnisse können fehlerhaft sein und müssen fachlich geprüft werden. Wir treffen auf dieser Grundlage keine ausschliesslich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung über betroffene Personen. Nutzer sollen keine unnötigen besonders schützenswerten Personendaten in KI-Felder eingeben.

11. Aufbewahrung und Löschung

Wir speichern Daten so lange, wie dies für Vertrag, Plattformbetrieb, Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Geschäfts- und Abrechnungsunterlagen werden grundsätzlich während der gesetzlichen Fristen aufbewahrt. Kontodaten werden nach Vertragsende gelöscht oder anonymisiert, soweit keine Pflicht oder ein berechtigtes Interesse an der weiteren Aufbewahrung besteht. Sicherungskopien werden im Rahmen regulärer Löschzyklen überschrieben.

12. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, insbesondere verschlüsselte Übertragung, Zugriffskontrollen, rollenbasierte Berechtigungen, Sicherheitsprotokollierung und Datensicherungen. Kein System kann jedoch absolute Sicherheit gewährleisten.

13. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen können im gesetzlichen Rahmen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung bzw. Widerspruch, Datenherausgabe oder -übertragung sowie den Widerruf einer Einwilligung verlangen. Zur Identitätsprüfung können zusätzliche Angaben erforderlich sein. Zudem besteht das Recht, sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) oder einer zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.

14. Änderungen

Wir können diese Erklärung an neue Funktionen, Dienstleister oder Rechtslagen anpassen. Es gilt die jeweils auf der Plattform veröffentlichte Fassung. Wesentliche Änderungen werden angemessen mitgeteilt.